با استفاده از بستر شیرپوینت و ابزار قوی پراجکت سرور مدیریت سازمانها میتوانند به راحتی و با یک ساختار اطلاعاتی مناسب شاخصهای سطح خرد و کلان استراتژیک و اهداف سازمانی را برای خود تعریف نمایند و پروژه های سازمانی و نیز اطلاعات مربوط به عملکرد واحد های مختلف را به این شاخصها متصل نمایند. در این سامانه میتوان میزان تحقق هر یک از این اهداف سازمانی را به صورت برنامه ای و واقعی به سادگی در گزارشات مختلف مشاهده نمود. حتی میزان تاثیر هر یک از واحد های سازمانی و سهم آنها در تحقق این اهداف به سادگی در اختیار مدیران قرار میگیرد و میتوانند جهت برطرف نمودن انحرافات احتمالی تدابیر استراتژیک مناسبی را اتخاذ نمایند. گزارشات مدیریتی میتوانند بر روی چارت سازمانی ایجاد شده و با کلیک بر روی هر واحد سازمانی موجود در چارت ، جزئیات عملکرد واحد ها در اختیار مدیران مربوطه قرار خواهد گرفت . این سامانه به صورت کاملا آنلاین و از هر جایی در اختیار تمامی مدیران قرار خواهد گرفت و میتوانند به صورت لحظه ای از عملکرد واحدهای سازمانی اطلاع حاصل نمایند. علاوه بر امکانات ذکر شده موارد متعددی در به هنگام کار با این سامانه در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت که در زیر به برخی از آنها اشاره خواهیم نمود :
یکی از مهمترین مزایای استفاده از پراجکت سرور برای سازمانها ، توانایی کاربر در تعریف انواع شاخصهای مدیریتی در سطوح پایه ای و یا کلان سازمانها و مدیریت و پایش این شاخصها میباشد. ساختار اطلاعاتی پراجکت سرور به گونه ای طراحی شده که عملکرد تمامی قسمتهای سازمان به صورت منابع اطلاعاتی بسیار غنی در اختیار مدیریت هر واحد و در نهایت مدیریت کل سازمان قرار بگیرد . با استفاده از یک معماری اطلاعاتی مناسب در این بستر مدیران میتوانند انواع شاخصهای عملکردی را برای قسمتها و واحدهای مختلف سازمان تعریف نمایند، این اهداف سازمانی را به صورت آنلاین مشاهده نموده و با مقادیر برنامه ای آنها مقایسه کنند و در نهایت بتوانند تصمیات مدیریتی خاص را در زمان مناسب اتخاذ نمایند. امکانات هوش تجاری شیرپوینت در کنار پراجکت سرور به عنوان ابزار گزارش دهی بسیار حرفه ای در این سطح میتواند انواع گزارشات مورد نیاز برای هرسطح از مدیران را به صورت بسیار سریع ایجاد نموده و در اختیار آنان قرار دهد. کاربران به راحتی میتوانند در این بستر گزارشات مربوط به خود را ایجاد نمایند. از جمله مزایای بسیار حرفه ای این سامانه میتوان به امکان اتصال گزارشات پروژه ها و گزارشات ستادی واحدهای مختلف در یک بستر مشترک اشاره نمود. به عنوان مثال مدیران میتوانند اطلاعات مربوط به راندمان واحدهای عملیاتی را در کنار اطلاعات مربوط به کیفیت خروجی هر واحد قرار دهند تا بازده واقعی هر واحد سازمانی به صورت شفاف مشخص گردد. در ادامه به برخی از مزایای کار با این سامانه میپردازیم .
این سامانه ویژگیهای منحصر به فردی در زمینه هماهنگی با مجموعه نرم افزارهای آفیس ، به خصوص نرم افزار مایکروسافت پراجکت را دارا میباشد . برای کار با این سامانه نیاز به یاد گیری نرم افزارهای جدید به حداقل میرسد و کاربران با استفاده از همان ابزار های رایج وفعلی خود و تنها در یک بستر یکپارچه قادر خواهند بود نیازهای سازمانی خود را برطرف نمایند به همین دلیل معمولا پیاده سازی سامانه های مختلف تحت بستر شیرپوینت و پراجکت سرور بسیار ساده و در زمانی بسیار اندک در داخل سازمانها صورت میگیرد. همچنین یکی از مواردی که در اینجا قابل ذکر است توانایی بسیار بالای این سامانه برای تطابق با معماری موجود در سازمان و پیاده سازی نیازها به بهترین وجه ممکن است . قابلیت اتصال به بانکهای اطلاعاتی مختلف موجود در سازمان ، قابلیت پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد موجود در سازمان و اطلاعات واحدهای مختلف توانایی منحصر به فرد در زمینه گزارش گیری از انواع بانکهای اطلاعاتی داخل و خارج از سامانه و نیز قابلیت اتصال داده ها در این گزارشات به همدیگر، این سامانه را تبدیل به یکی از محبوبترین و رایج ترین گزینه های موجود برای پیاده سازی نیازهای مختلف در سطح سازمانهای کوچک و بزرگ نموده است.
به دلیل قابلیتهای بالای این سامانه در پیاده سازی سیستمهای مدیریت و پایش اهداف سازمانی معمولا برای رفع نیاز مدیران در سازمانهای مختلف بسته به پیچیدگی ساختار درون سازمانی و نیز محتوای اهداف سازمانی گزینه های متعددی برای انتخاب پیش روی طراحان سیستم قرار میگیرد که طراحان میبایستی از بین این گزینه ها بسته به نوع سازمان کاراترین مورد را انتخاب نمایند. این گزینه میبایستی علاوه بر ارائه ساختار و یا معماری اطلاعاتی کارآمد برای برطرف نمودن نیاز سازمان از تمام پیچیدگی های غیرضروری فاصــله داشــته و بتواند به صورت کاملا شفاف تمام اهداف سازمانی را در سطح خرد و کلان سازمان پیاده سازی نماید تا تمامی مدیران در کلیه سطوح سازمانی قادر باشند از این اهداف سازمانی و سایر گزارشات موجود در سامانه برای پایش عملکرد واحد های خود و اخذ تصمیمات استراتژیک به خوبی بهره مند گردند. با توجه به موارد ذکر شده معمولا برای سازمانهای مختلف میتوان بازه های زمانی گوناگونی را برای پیاده سازی یک راهکار مناسب در نظر گرفت که البته در این برنامه زمانی مسلما بسیاره از فعالیتها دستخوش تغییراتی عمده شده و بعضا ممکن است حذف و یا اضافه گردند.
به صورت عمومی سامانه های پیاده سازی شده در شیرپوینت و پراجکت سرور با وجود توانایی ها و ویژگیهای بسیار حرفه ای و قدرتمند کاربری بسیار ساده ای داشته تا کاربران بتوانند بدون وابستگی به هیچ سازمانی نیازهای خود را به راحتی پیاده سازی کنند. کاربران این سامانه ها میتوانند بدون نیاز به داشتن تواناییهایی نظیر کد نویسی به راحتی تمامی آنچه مورد نیاز است را تنها در زمانی کوتاه ایجاد نمایند. تمرکز در این سامانه ها بر روی کاربران بوده و تمامی استراتژی پیاده سازی این سامانه ها بر مبنای سرویس از سوی کاربران میباشد. افراد مختلف که به صورت روزانه وارد این سامانه میشوند در صورت تایید مدیریت میتوانند به راحتی شاخصهای مطلوب برای سنجش عملکرد واحد خود را تعریف نمایند ، پروژه های واحد خود را وارد نموده و تاثیر این پروژه ها را بر روی اهداف سازمانی مشخص نمایند. پروژه های مختلف را با هم مقایسه نموده تا با توجه به انواع محدودیتهای داخلی و خارجی موجود در سازمان بهترین سبد پروژه ها را برای واحد و یا سازمان خود جهت اجرا انتخاب کنند و در نهایت پس از اجرایی شدن این پروژه ها ، در فاصله های زمانی مشخص گزارشی از عملکرد خود برای مدیران بالا سری ارسال کنند.
این گزارشات در صورت تایید از سوی مدیریت هر واحد در بانکهای اطلاعاتی پروژه ها وارد شده و در زمانهای لازم تاثیر عملکرد هر واحد بر روی پروژه های سازمان ، شاخصهای هر واحد و شاخصهای کلان مورد ارزیابی قرار میگیرد. تمامی این موارد بدون وابستگی خارجی و بدون نیاز به کد نویسی توسط خود افراد داخل سازمان صورت میگیرد که این امر در نهایت منجر به یک سامانه جامع در سطح کل سازمان میشود. این سامانه علاوه بر توانایی ارزیابی و پایش اهداف سازمانی کوتاه مدت و بلند مدت امکانات بسیار گسترده ای را در زمینه های مختلف از قبیل کار با فایلهای آفیس ، مدیریت و کنترل اسناد درون سازمانی ، قابلیت ایجاد فرایند و گردش کار برروی این اسناد و ذخیره سازی خروجی عملکرد هر واحد در زمان مورد نیاز را در اختیار کاربرانش قرار میدهد. معمولا به دلیل عدم پیچیدگی موجود در پیاده سازی و کار با این سامانه سازمانها میتوانند بسیاری از نیازهای سطح خرد و کلان خود را در اندک زمانی به بهترین وجه پاسخگو باشند و تحول بسیار زیادی در عملکرد واحد ها ایجاد میشود تا جایی که در اکثر پیاده سازیهای پراجکت سرور نیازهای ساده و اولیه سازمانها به سرعت تبدیل به نیازهایی بسیار کلان و پیچیده میشوند. ذکر این نکته در اینجا ضروری است که سرعت رشد زیاد سامانه هایی از این دست در سازمانها تا حدود زیادی وابسته به تعامل مدیریت کلان سازمانها با واحدهای پیاده ساز دارد و در صورت شکل گیری مناسب این تعامل میتوان انتظار یک پیاده سازی موفق و بسیار عملیاتی را داشت.
علاوه بر موارد ذکر شده ، اهداف سازمانی در سطوحی بسیار حرفه ای میتواند پیگیری شده و این اهداف سازمانی حتی قبل از پیاده سازی پروژه ها قابل بررسی و مدیریت میباشند. با استفاده از قابلیت آنالیز پورتفولیو (سبد پروژه) شما میتوانید به راحتی کلیه پروژه های موجود در سازمان را قبل از اجرا بررسی کرده و با توجه به اولویتهای این اهداف سازمانی نسبت به هم و محدودیتهای موجود در سازمان بهترین سبد پروژه را از میان تمامی طرحهای ممکن برای سازمان خود انتخاب نمایید. جهت آشنایی بیشتر با این قابلیت بسیار کاربردی پراجکت سرور میتوانید اینجا کلیک نمایید.
پست مرتبط :
متدلوژیهای رایج در مدیریت پروژه
پراجکت سرور و پایش اهداف سازمانی
سنجش اهداف سازمانی در پراجکت سرور
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM
