این اکشن گردش کاری یک وظیفه شیرپوینت را به یک یا چند کاربر تخصیص می دهد.
برای استفاده از این اکشن کافی است مراحل زیر را طی کنیم :
در نوار کناری فرایند ساز نینتکس بر روی Category کلیک کرده و یا در قسمت جستجو نام این اکشن را تایپ نمایید، سپس با انتخاب این اکشن می توانید آن را بسته به نیاز خود در هر جای فرایند کشیده و رها کنید. همچنین شما می توانید بصورت مستقیم بر روی یکی از نودهای موجود در فرایند کلیک کرده و با انتخاب گزینه Insert Action و سپس Category این اکشن را پیدا کرده و در همان نود درج نمایید.
این گزینه شامل تمامی کاربرانی که کار به آنها ارجاع خواهد شد، می باشد.
در این قسمت کاربران می توانند بصورت مستقیم با استفاده از نام کاربری ، آدرس ایمیل و یا نام کامل ، کار را ارجاع دهند. مقدار وارد شده توسط خود شیرپوینت با اتصال به Active Directory به کاربر مربوطه ارجاع خواهد شد. همچنین می توانید با کلیک بر آیکون سمت راست فرد مورد نظر را جستجو کنید. کاربرانی که خارج از محیط شیرپوینت هستند، می توانند با استفاده از آدرس ایمیل مشخص شوند.
جهت جستجوی کاربران ، بر روی آیکون سمت راست کلیک کنید.
این فرم تنظیمات به طراحان فرایند اجازه می دهد تا کاربران را جهت افزودن به Assignees بوسیله چندین روش جستجو کنند.
Internal Search : با وارد کردن قسمتی از یک نام یا ایمیل یا اکانت کاربر و کلیک بر آیکون ذره بین برای شما لیستی از اشخاص یا گروه های شیرپوینت همانند Active Directory می آورد.
External email address : در این روش بصورت دستی آدرس ایمیل خارجی را وارد می کنیم. نینتکس دقیقا همانند اکانت معمولی سیستم با آن اکانت برخورد می کند.
Lookup: : در اینجا شما می توانید برای تخصیص یک مقدار غیر ثابت به عنوان تایید کننده متغیری را وارد کنید و در مراحل دیگر فرایند به این متغیر مقدار بدهید.
هنگامی که وظیفه ای به گروهی ارجاع داده می شود، اگر چک باکس گزینه Create individual tasks for all group members :
نکته : نتایج تنها در سطح اول گروه اعمال می شود.
هنگامی که این گزینه انتخاب می شود، افرادی که وظیفه به آنها ارجاع داده شده است، اجازه دارند این وظیفه را به شخص دیگری ارجاع دهند. تغییر در این گزینه در صفحه تنظیمات فعالیت دقیقا همانند آن است که گزینه Allow delegation را برای تمامی اشخاص در ریبون task تغییر دهیم.
در این فیلد می توانید توضیحاتی را درخصوص فعالیت وارد نمایید و این توضیحات در فرمی که به کاربر نمایش داده می شود، درج می گردند. در صورتیکه بخواهیم اطلاع رسانی کاملی را به کاربر در زمان دریافت پاسخ از وی انجام دهیم، می توانیم از این گزینه استفاده کنیم.
هنگامی که وظیفه ای را به چندین کاربر ارجاع دهیم، دو سناریوی مختلف می توانیم بعنوان روش خروجی فعالیت تعریف کنیم. این سناریوها عبارتند از :
All must respond : قبل از ادامه فرایند، تمامی کاربران باید وظیفه شان را تکمیل کنند.
First response applies : پس از دریافت اولین پاسخ از یکی از کاربران، این وظیفه برای سایر کاربران غیر الزامی می شود.
در این بخش هم می توانید از نوع محتوایی که قبلا داشته اید استفاده کنید و هم نوع محتوای جدیدی را بسازید.
اگر از نوع محتوای موجود استفاده می کنید، هر نوع محتوای زیرمجموعه Workflow Task می باشد و زیرمجموعه Nintex Workflow Task نیست. نوع محتوای Nintex Workflow Task برای دو اکشن request approval و request review رزرو شده است. همچنین اگر نوع محتوای موجود را انتخاب کردید، مقدار اختصاص داده شده برای هر فیلد در زمان ایجاد را تعیین کنید.
در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که فرصت انجام وظیفه تا چه زمانی است؟
مشخص کننده شناسه وظیفه ایجاد شده در لیست وظایف مربوط به این فرایند است.
ایمیلی است که در هنگام اجاع وظیفه به شخص خاصی برای وی ارسال می شود.
با تغییر این گزینه می توانید تعیین کنید که این متن ایمیل برای تمامی اشخاص ارسال شده و یا فقط برای شخص خاصی ارسال شود.
این گزینه جهت واگذاری وظیفه هنگام تغییر فیلد 'Assigned To' می باشد.
هنگامی که این گزینه انتخاب شده باشد، اگر فیلد 'Assigned To' تغییر کند، فرایند ساز نینتکس تغییرات را بعنوان واگذاری وظیفه ثبت کرده و کاربرانی هم که وظیفه به آنها محول شده است ، پیامی جهت Response Required Notification دریافت خواهند کرد و اگر این گزینه انتخاب نشده باشد، فرایند ساز نینتکس، تغییرات اعمال شده بر روی فیلد 'Assigned To' را بررسی نمی کند و همچنین گزارشات نینتکس و وب پارتهای موجود هم این تغییرات را منعکس نمی کنند.
مشخص کننده نحوه اطلاع رسانی به کاربران در خصوص وظایف محوله به آنها می باشد، که می تواندگزینه هایی همچون ایمیل و یا پیامک را شامل شود. در صورتیکه LazyApproval فعال باشد و Delivery type ما بر روی پیامک تنظیم شده باشد، در ابتدا برای کاربر پیامکی ارسال می شود و از وی سوال می شود که آیا قادر به پاسخگویی می باشد یا خیر؟ در صورتیکه پاسخ وی منفی باشد، Delivery type بصورت خودکار بر روی ایمیل می رود.
در این قسمت تعیین می کنیم که چه زمانی دیگر لازم نیست کاربر به وظیفه محوله اش پاسخ دهد.این مورد معمولا در حالات زیر اتفاق می افتد:
با استفاده از این امکان می توان یادآوری های دلخواهی را برای افرادی که وظیفه ای به آنها ارجاع شده است، تنظیم نمایید.
تعداد یادآوری هایی را که ارسال می کند را تعیین می کند.
زمان مابین هر یادآوری به روز، ساعت و دقیقه را تنظیم می کند.
این امکان مشخص می کند که محاسبه زمان فقط در ساعتهای کاری باشد و یا ساعتهای غیر کاری را هم شامل شود.
این حالت زمانی روی می دهد که تمامی یادآوری ها برای فعالیت ارسال شده و زمان Escalation هم به پایان رسیده باشد. در این حالت وضعیت های مختفی می توان برای وظیفه تعیین نمود.
پست مرتبط :
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM
